הנהלת חשבונות - מושגי יסוד

להלן עשרה מושגי יסוד חשבונאיים (מונחים בהנהלת חשבונות) שצריכים להיות שגורים בפיכם כבעלי עסקים ויזמים:

הנהלת חשבונות מספקת כלים לאיסוף מידע, כלים לעיבוד מידע חשבונאי שוטף על נושאים כלכליים, כלים לניהול פעולות כלכליות, וכלים לקבלת החלטות ולביסוס מדיניות.
שני ענפי משנה נגזרים מהנהלת החשבונות:

1. חשבונאות פיננסית (Financial Accounting) - ענף בחשבונאות המהווה שיטה לאיסוף, רישום, ריכוז ועיבוד של אירועים פיננסים שבאים לידי ביטוי בערכים כספיים והפקת ניתוחים ודיווחים מהמידע.
   המידע המופק באמצעות החשבונאות פיננסית משרת את בעלי העסק ואת המוסדות הממשלתיים לגביית מיסים.
2. חשבונאות ניהולית (Managerial Accounting) - ענף בחשבונאות העוסק בתמחיר ובתקציב של עסק כלכלי.

1. הפעולה חייבת להיות חלק מהפעילות העסקית השוטפת של העסק.
2. לפעולה יש היבט כספי-מספרי.
3. הפעולה מתועדת.
4. הפעולה בוצעה הלכה ולמעשה.

ועוד מספר קווים מנחים שרישום חשבונאי חייב לפעול על פיהם:

1. יש לשמור על עקביות.
2. יש לפעול בשמרנות
3. יש להקפיד על אובייקטיביות ולהתבסס רק על מסמכים
4. יש לדאוג לגילוי נאות.

מונחים אלו מתארים מסמכים המופקים בתהליך התיעוד של הפעילות העסקית.

תיעוד (Documentation) הוא רישום שנובע מפעולות כלכליות שבוצעו כגון: מתן שיק, קבלת חשבונית, מסירת קבלה, מתן תעודת משלוח ועוד. התיעוד מתחלק לשניים:

1. תיעוד פנים (Internal Documentation) - מסמכים שהופקו בתוך העסק ונמסרו לגורמים חיצוניים.
2. תיעוד חוץ (External Documentation) - מסמכים שהופקו בעסקים אחרים והתקבלו בעסק שלנו.

• חשבונית עסקה - Proforma Invoice
  רישום המתעד מכירה של מוצר או שירות ואינה משמשת כתיעוד לרישומן של פעולות חשבונאיות. ישנה חובה להנפקת חשבונית מס בתוך 14 יום מהמכירה או 7 ימים ממתן השירות. אם העוסק מוציא חשבונית מס, אין חובה בהנפקת חשבונית עסקה. על העוסק הפטור חלה חובה להנפיק חשבונית עסקה.
• חשבונית מס - Tax Invoice
  רישום המתעד מכירה של מוצר או שירות. לסכום המכירה מצורף מע"מ (על פי חוק המע"מ) על העסקה. חשבונית המס משמשת כאסמכתא להכנסות העסק, לדיווח לשלטונות ורישום בספרי הנהלת החשבונות.
• קבלה - Receipt
  רישום המתעד קבלת תקבול בצורת מזומן, שטר, כרטיס אשראי, שיק, שווה כסף וכדומה. על פי החוק חובה להנפיק מידית קבלה בעת קבלת תשלום.
• חשבונית מס/קבלה - Invoice/Receipt
  רישום המתעד מכירה של מוצר או שירות בצירוף רישום המתעד קבלת תקבול בצורת מזומן, שטר, כרטיס אשראי, שיק וכדומה. לסכום המכירה מצורף מע"מ (על פי חוק המע"מ) על העסקה.

מונחים אלו מגדירים את צורת הבעלות והזיהוי המשפטי של עסקים.
הסיווגים בקווים כלליים הם:

1. הכנסה נמוכה - עוסק פטור
2. הכנסה גבוהה - עוסק מורשה
3. הכנסה גבוהה מאד - חברה בע"מ

• חברה בע"מ - Limited Company
  חברה בע"מ הינה התאגדות עסקית של אנשים לשם ביצוע פעילות עסקית.
  חברה בע"מ היא גוף משפטי נפרד מבעליה, והם ערבים ואחראים להתחייבויות בגובה ערך המניות שהם מחזיקים.
  קיימים שני סוגי חברות בע"מ:
    - חברה פרטית (Private Company) - אחד עד חמישים איש.
    - חברה ציבורית (Public Corporation) - שבעה אנשים או יותר, נסחרת בבורסה ומחויבת לדיווחים שוטפים לציבור ולשקיפות.
• עוסק מורשה - Licensed Dealer
  עוסק מורשה מחויב לנהל ספרים חשבון, מדווח על עסקאותיו למע"מ (מקזז את המע"מ שגבה מהמע"מ ששילם) ולמס הכנסה (משלם מקדמות מס) מידי חודש או חודשיים (תלוי במחזור העסקאות השנתי, הסף הוא בערך 650,000 ₪ מחזור שנתי).
  [מסוג עוסק יחיד (Registered Trader/Dealer)]
• עוסק פטור - Exempt Dealer
  עוסק שמחזור הכנסותיו השנתיות אינם עוברות סף מסוים שמתעדכן אחת לשנה (בקירוב 66,000).
  עוסק פטור מנהל ספרים בצורה פשוטה ביותר, הוא אינו גובה מע"מ ולא מקזז מע"מ ומדווח על עסקאותיו למע"מ אחת לשנה, אסור לו להוציא חשבונית מס אלא רק 'חשבונית' ו 'קבלה'.
  [מסוג עוסק יחיד (Registered Trader/Dealer)]
• שותפות - Partnership
  ישות עסקית שבה חוברים 20-2 איש לשם ביצוע פעילות מכירה של מוצרים או שירותים.

רכוש קבוע הוא נכס שמשמש את העסק ליצירת הכנסה במשך תקופה ארוכת טווח.
ההכרה בעלות הרכוש הקבוע כהוצאה מוכרת מתבצעת באמצעות פחת (Depreciation) שמשמעו הכרה ברכוש קבוע כהוצאה באמצעות פריסת עלותו על פני מספר שנים.
הירידה בערכו של הרכוש הקבוע נובעת מהתבלות או התיישנות או שימוש בנכס בתהליכי ייצור.
דוגמא לנכסים קבועים: משרדים, מכונות, ציוד משרדי וכדומה.

המושג ההפוך לרכוש קבוע הוא רכוש שוטף (או נכסים שוטפים) - Current Asset.

כעקרון, מידי חודש או חודשיים (תלוי בהיקף מחזור ההכנסות) על העסק לייצר דוח תקופתי אשר אמור לשקף את היקף ההכנסות וההוצאות ועל פיהן לגזור את התשלומים אשר מועברים לרשויות מס ההכנסה ומע"מ.
מקדמות מס ההכנסה מחושבות כאחוז מסוים (שנקבע מעת לעת על פי מספר פרמטרים) מתוך המחזור של העסק (מחזור = תקבולים [פחות] מע"מ שנתקבל).
התשלום למע"מ נקבע כקיזוז המע"מ ששולם (מס תשומות) מהמע"מ שהעסק קיבל (המס על העסקאות).

בשני המקרים יש למלא את הנתונים המתאימים בשוברים שבידי העסק ולשלם את הסכומים באמצעות הבנקים או באמצעות אתר מס ההכנסה או אתר התשלומים של מע"מ.

ראה: מדריך למקדמות מס הכנסה ודוח מע"מ

אתר התשלומים של מס הכנסה
התשלומים של מע"מ

כעקרון שנת מס מתחילה בראשון לינואר ומסתיימת ב- ‎31 לדצמבר.
דו"ח על הכנסות והוצאות לשנת המס יש להגיש לפקיד השומה עד ה- ‎30 לאפריל לאחר תום שנת המס.

הדוח השנתי צריך לכלול את ההכנסות וההוצאות שנעשו במהלך השנה מעסק או ממשלוח יד לרבות הכנסות מקצבאות חייבות מביטוח לאומי, פירוט הכנסות מפעילות בשוק ההון ומריביות על פיקדונות בבנק ועוד והוצאות כגון קופות גמל, פנסיה וביטוח חיים ושאר ההוצאות המוכרות.
הדוח השנתי משקלל את כל הנתונים אודות ההכנסות וההוצאות, ואת המקדמות ששולמו במהלך השנה ובשורה התחתונה מחייב או מזכה את חשבון העסק.